Setiap hari, 183 miliar e-mail dikirim ke dunia. Kami akan memberi tahu Anda bagaimana memastikan bahwa surat Anda tidak hilang dalam misa umum. Dan agar penerima tidak hanya tidak mengirimnya ke keranjang, tetapi juga menanggapi positif kepadanya. Aturan menulis surat bisnis akan berguna untuk semua orang. Tanpa kecuali. BAGAIMANA SURAT HARUS DIMULAI?
Penting untuk memulai secara tradisional: "Ivan Sergeevich yang terhormat, halo!" Ada suatu kasus ketika satu perusahaan besar dalam korespondensinya mengubah daya tarik klasik "Yang Terhormat" menjadi "Yang Terhormat". Dan meskipun, tampaknya, secara emosional daya tariknya menjadi lebih hangat, para mitra waspada. Dalam hal tidak menggunakan frasa "Waktu baik hari ini" sebagai ucapan - pertama, tidak ada yang berbicara dalam kehidupan, dan kedua, Anda mungkin mendapat kesan bahwa Anda tidak peduli ketika surat itu diterima.
BISA MENGGUNAKAN SURAT SENYUM?
Jika surat itu ditujukan kepada orang asing dan bersifat bisnis, smiley dapat menciptakan rasa keakraban di pihak yang dituju. Dalam surat informal yang ditujukan kepada rekan kerja, smiley tidak dilarang. Namun, jika ada informasi dalam surat yang suatu hari nanti mungkin diperlukan CEO perusahaan Anda, pikirkan apakah Anda ingin tanda kurung yang tersenyum menarik perhatiannya?
BAGAIMANA TIDAK MENGIZINKAN EMOSIONAL NEGATIF UNTUK MEMPENGARUHI NADA SURAT?
Ketika Anda tidak puas dengan sesuatu, tetapi tidak ingin memutuskan hubungan dengan pelakunya dari munculnya emosi negatif, tetapi akan melakukan dialog yang konstruktif dengan dia, jangan mengirim surat itu segera. Mari baca teks ke rekan kerja yang tidak terlibat dalam konflik, atau kirim nanti ketika Anda dapat menulis nada netral surat.
APA KASUS ANDA HARUS MEMACU SURAT?
Huruf harus selalu memiliki tema. Ini memberikan pesan status dan sering menyimpan dari masuk ke spam. Topiknya harus singkat dan luas untuk menunjuk Anda atau subjek dari kerja sama Anda dengan penerima. Misalnya, jika Anda bertemu klien di konferensi, forum, atau pameran, adalah logis untuk mengasumsikan bahwa akan ada banyak huruf di kotaknya dengan topik "penawaran" atau "kerja sama". Karena itu, ingatkan dia lebih baik nama Anda atau nama perusahaan. Dan jika Anda sudah lama tahu, maka dalam subjek surat itu menunjukkan subjek kerja tim atau kesempatan korespondensi: "pertanyaan ...", "komentar tentang ..."
APAKAH SAYA HARUS PERGI DARI BAHASA RESMI KE UNDANG?
Jika Anda menerima surat yang ditulis dengan nada bisnis yang ketat, maka Anda harus menjawabnya dengan cara yang sama. Abaikan aturan penulisan surat bisnis ini seharusnya tidak.
Pengalaman menunjukkan bahwa peralihan dari bahasa formal ke informal dalam korespondensi bisnis sering mengarah pada interaksi yang tidak efisien. Akan sulit bagi Anda untuk mendiskusikan masalah bisnis dan mendorong mitra untuk memenuhi kewajiban mereka jika komunikasi Anda dengan mereka telah menjadi seperti yang ramah. Bahasa resmi membantu menjaga jarak dan memecahkan masalah secara efektif. Gaya formal membantu untuk menjadi benar pertama-tama dalam pernyataan mereka sendiri, yang mengarah pada hasil yang lebih baik.
APAKAH ADA METODE UNTUK MENGKONSTALASI ALAMAT CEPAT UNTUK MENGIRIM JAWABAN?
Alih-alih menulis dalam subjek "segera" atau "segera," lebih baik untuk menentukan dalam teks surat kerangka waktu yang tepat di mana Anda ingin menerima jawaban. Misalnya: "Saya meminta Anda untuk membalas sampai tanggal tersebut" atau "Saya dengan sungguh-sungguh meminta Anda untuk menginformasikan tentang keputusan Anda selambat-lambatnya tanggal ini. Jangan mencoba untuk mempercepat proses dengan memberi tahu penerima untuk mengharapkan jawabannya: "Saya berharap atas persetujuan Anda" atau "Saya mohon untuk menjawab dengan tegas." Berikan orang itu kesempatan untuk berpikir sendiri.
DALAM SETIAP KASUS, APAKAH MENGGUNAKAN PENTING YANG PENTING?
Alat ini harus digunakan hanya ketika kasus yang tercantum dalam surat itu benar-benar mendesak dan penting tidak hanya untuk Anda, tetapi juga untuk penerima Anda. Apakah Anda berpikir bahwa semua kasus seperti ini? Tandai semua surat Internet Anda dengan bendera merah dan tanda seru - salah. Ingat dongeng tentang ayam jago dan serigala: ketika Anda benar-benar membutuhkan surat untuk dibaca segera, itu akan diabaikan.
BAGAIMANA CARA BENAR-BENAR TULIS TERTULIS DALAM BANYAK YANG BERKURANG?
Jika Anda terpaksa menolak sesuatu, jangan memulai pesan dengan pernyataan kegagalan. Jelaskan secara singkat alasan untuk keputusan Anda dan jelaskan bahwa dalam keadaan tertentu mungkin untuk kembali ke pertimbangan masalah. Terima kasih atas minat yang ditunjukkan kepada Anda, menyatakan penyesalan tentang hasil akhir dari kasus tersebut dan selesaikan surat dengan catatan positif, misalnya, "Saya berharap sukses".
APA YANG HARUS DILAKUKAN JIKA SURAT INI TERLALU LAMA?
Buat struktur teks, pisahkan menjadi beberapa bab, paragraf, paragraf - jika tidak pesan panjang sulit untuk dilihat. Jika informasi diberikan oleh satu bagian yang berkelanjutan, maka pada baris kedua orang tersebut mulai kehilangan minatnya. Rumus ideal untuk menyusun huruf-huruf Internet besar terlihat seperti ini: satu pikiran adalah satu paragraf. Penting juga untuk menghindari kalimat kompleks dan frasa buram. Untuk cepat menanggapi surat Anda, seseorang harus dapat memahami dari pertama kalinya apa yang benar-benar mereka inginkan darinya.
BAGAIMANA LEBIH BAIK UNTUK BERLANGGANAN?
Menjawab surat itu, itu sudah cukup untuk menunjukkan pada akhirnya nama dan nama keluarga Anda. Jika Anda memulai korespondensi, maka selain menunjukkan posisi Anda dan nomor telepon kontak. Menggunakan pada awal surat seruan "Sayang ...", jangan mengakhirinya dengan kalimat "Hormat dengan setia". Tulis: "Salam" atau "Hormat Kami". Dapatkan beberapa jenis tanda tangan di mailer dan gunakan mereka tergantung pada situasinya.
ON THE VILLAGE GRANDFATHER.
• Menurut perusahaan riset Radicati Group, 183 miliar surat Internet dikirim setiap hari di dunia, yaitu, lebih dari 2 juta surat per detik.
• Kaspersky Lab, produsen sistem anti-spam yang terkenal, memperkirakan bahwa 80% dari semua email yang dikirim dalam satu hari adalah spam.
• Menurut biro iklan Gallup Media, dari 70 juta pengguna terdaftar sistem surat mail.ru, hampir 8 juta memeriksa kotak surat mereka setiap hari.
• Sebagian besar spam dikirim dari AS, Rusia, dan Polandia.
• Topik yang paling sering dari iklan yang tidak sah, yang dikirim melalui surat, adalah obat dan kenalan.